Memahami Organisasi, Lembaga dan Manajemen

Mendengar kata organisasi sekilas terbayang tentang struktur dari ketua, sekretaris, bendahara, hingga anggota. Kemudian terjadi garis komando dengan arah vertikal dan garis koordinasi baik arah vertikal dan horizontal. Selain itu, segala sesuatu komunikasi dalam sebuah organisasi terdokumentasi dengan baik dalam bentuk surat ketetapan, memo internal, yang didalamnya dilabeli oleh nomor.

Sebelum berbicara tentang organisasi dan manajemen,sebenarnya ada satu kata yang menyerupai keduanya yang sering didebatkan, yakni“lembaga”. Lembaga sering kali dinilai sama dengan organisasi. Dari beberapa literatur, lembaga ternyata berbeda dengan organisasi. Setidaknya ada empat yang membedakan keduanya: Pertama, lembaga berkembang dari bawah karenakesadaran anggotanya, sedangkan organisasi biasanya dibentuk dari atas. Kedua organisasibiasanya dibuat dengan seragam, sedangkan lembaga terbentuk sesuai norma yang berlaku didalam masyarakat sehingga terjadi perbedaan lembaga satu dengan lainnya. Ketiga, organisasi lebih terlihat karena memiliki dokumentasi lengkap,struktur dan norma semua tertulis, sedangkan lembaga terkadang dapat dirasakanmeskipun tidak diwadahi oleh sebuah organisasi. Keempat,  umumnya lembaga bersifat nonformal, sedangkanorganisasi biasanya bersifat formal, bahkan ada yang memberi penmbedaankeduanya bahwa lembaga merupakan ruh dari sebuah organisasi, sedangkan organisasi adalah kerangka dari sebuah lembaga.

Sebagian besar memang menyamaratakan pengertian lembaga dan organisasi, padahal tanpa organisasi lembaga masih bisa berjalan. Contohnya adalahnorma norma yang berlaku dalam hukum adat. Meskipun tanpa dipayungi hukumsecara legal, namun masyarakat sangat mematuhi norma dan peraturan sebuahlembaga yang melingkupinya termasuk peraturan sanksi dan sebagainya. Sebaliknya, tanpa lembaga, sebuah organisasi hanya akan menjadi boneka. Terbukti dengan banyaknya organisasi yang terbentuk tapi tidak bertahan lama karena tidakmemilki ikatan yang kuat antara pelakunya.

Selanjutnya, dalam artikel ini akan digunakan istilah organisasi untuk menghindari kerancuan kesamaan istilah organisasi dan lembaga.

Pengertian organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama dalam struktur dan koordinasi dalam mencapai serangkaian tertentu (Griffin 2002). Ini yang membedakan grup atau segerombolan orang dengan sebuah organisasi. Group atau gerombolan juga terdiri dari banyak orang tapi tidak berkoordinasi dan tidak memiliki tujuan. Sedangkan organisasi memiliki tugas dan fungsi yang jelas didalam struktur organisasi tersebut.

Dalam organisasi diperlukan manajemen sebagai penggerak dari kerangka yang sudah terbentuk. Menurut Follet (1997), manajemen adalah seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. sedangkan Nickels dan McHugh (1997), mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian orang – orang serta sumber daya organisasi lainnya.

Pada dasarnya semua organisasi memiliki tujuan. Pada organisasi yang kecil seperti kelompok tani, memiliki tujuan untuk bersama samameningkatkan pendapatan dan kesejahteraan semua anggotanya. Dalam mencapaitujuan tersebut, diperlukan sebuah proses baik yang telah dibakukan ataupuntidak. Proses inilah yang dimaksud dengan manajemen, baik itu melibatkan pihak internal ataupun pihak eksternal.

Faktor – faktor yang mempengaruhi keberhasilan sebuah organisasi dalam pencapaian tujuan yang sangat berkaitan dengan manejemen  adalah (1) penggunaan sumber daya organisasi,(2) proses dan (3) seni dalam menyelesaikan pekerjaan. Sumber daya merupakan bahan bakar sebuah organisasi dalam mencapai tujuan. Kunci keberhasilan terletak pada bagaimana organisasi memanfaatkan sumber daya tersebut. Sumber daya terdiri dari sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya keuangan, dan sumber daya informasi.

Sumber daya tersebut selanjutnya diproses secara bersama sama dengan melalui tahapan atau proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan & pengimplementasian, dan pengendalian & pengawasan. Proses ini merupakan sistem yang berkesinambungan dan berulang ulang. Perencanaan yangtelah dilakukan dilaksanakan dan dievaluasi yang selanjutnya menjadi bahan masukan bagi perencanaan selanjutnya.

Setelah tujuan organisasi telah diturunkan melalui proses dari perencanaan hingga evaluasi, selanjutnya manajemen organisasi memerlukan sebuah seni dalam menyelesaikan pekerjaan. Dalam hal ini sangat berfokus kepada pengguna atau sumber daya manusia yang melakukan manajemen tersebut. Seni yang dimaksud berupa keahlian, kemampuan dan keterampilan. Kunci keberhasilan manajemen dalam tahap ini adalah bagaimana mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada pihak yang tepat sesuai keahlian, kemampuan, dan keterampilan.